문서·지식 중심 조직

문서를 찾은 뒤 무엇을 해야 하는지까지 연결합니다

규정, 정책, 연구 자료와 고객 문서가 많은 조직에서는 최신 자료와 승인 범위를 구분하는 일이 중요합니다. 문서를 모으는 데서 멈추지 않고 질문에 답하고 업무 문서를 작성하며 개정 내용을 재사용하는 흐름을 구성합니다.

예시: 최신 지침으로 고객 회신 준비

담당자가 질문을 확인하고 승인된 지침과 관련 문서를 찾습니다. 원문의 유효 상태와 공개 범위를 확인한 뒤 AI로 회신 초안을 작성합니다. 검토자가 근거와 표현을 확인하고 승인된 답변을 기록합니다. 규정이 바뀌면 관련 문서의 소유자가 갱신 대상을 확인합니다.

조합할 기능

Drive·Notes·문서·Writer·검색을 자료 활용에, 기록 관리를 보존에, 협업과 프레젠테이션을 검토와 공유에 사용합니다. 외부 공개 지식은 CMS의 승인·발행 절차를 따릅니다.

준비할 자료

대표 문서, 분류 체계, 개정·유효 기간, 담당자, 열람 권한과 반복 질문을 준비합니다. 문서 형식과 규모, OCR·표·이미지의 해석 필요도와 검색 정확도 기준을 확인합니다. 모든 문서가 동일하게 추출·검색된다고 가정하지 않습니다.

검수할 결과

독자가 초안과 현재 승인본을 구분하고, 질문의 답변을 원문과 대조해야 합니다. 권한 밖 자료의 검색·제공, 오래된 문서 인용, 원본 개정과 보존 정책을 대표 사례로 시험합니다. 애플리케이션 레코드 보존과 원본 저장소 보호 범위도 구분합니다.

지식 업무의 도입안 만들기